Дигитализация = Скорост: Мартин Орешарски и Юлиян Маслянков пред сп. Forbes
За ползите от цифровизацията на трудовоправните отношения говорят: Мартин Орешарски, директор „Удостоверителни услуги“ в БОРИКА АД, и Юлиян Маслянков, вицепрезидент направление „Услуги за застрахователната индустрия“ в „Сирма Груп Холдинг“ АД
- Какъв е напредъкът в изграждането на цялостна екосистема за цифрово управление на документи в България?
М.O.: Технологиите вече са част от нашето ежедневие, а заедно с тях идват и иновациите. Категорично отчитаме напредък, оборотът на документите в цифрова среда расте, макар и с по-бавни темпове, отколкото ни се иска. В този процес важна роля, освен държавата, имат и частните компании, които осигуряват инструментите, чрез които това да се случва. А доставчиците на удостоверителни услуги от своя страна допринасят това да бъде по-достъпно, по-лесно и законово издържано. Естествено, има и ограничения, които забавят процеса, и като че ли основната спирачка е в нас самите, като граждани и като потребители. Но е факт, че, от една страна, държавната администрация вече предлага едно доста богато портфолио от електронни услуги. От друга страна, и организациите вече започват да узряват за дигитализация, най-вече на вътрешния документооборот, в управлението на човешките ресурси, както и в търговските взаимоотношения с външни партньори и клиенти.
- Какви са най-съществените предимства на електронното управление на трудовите отношения?
Ю.М.: Аз смятам, че най-голямото предимство е възможността нещата да се случват от разстояние и да стават много по-бързо. За пример – преди две години при една от моите командировки срещнах младеж от Италия, който идваше да работи в България. Той беше подписал своите трудови документи дистанционно, без да идва преди това тук. Беше много доволен от услугата, а такава обратна връзка показва, че процесите в трудовите отношения вече се случват доста по-бързо и у нас. Идеята за продукта sHRedy се роди в края на 2019 г. COVID пандемията ускори неговото стартиране и накара компаниите да преосмислят процесите по управление на трудовите отношения. Предимствата са много, защото обменът на документи и подписването им става за минути, спестява време, допълнителни ресурси и е сигурно. Винаги е ясно кой има достъп до данните и по какъв начин се осъществява той.
- Къде е ролята на БОРИКА като доставчик на удостоверителни услуги в процесите по електронно подписване на документи в HR?
М.О.: Дигитализацията на даден процес, или както е в случая с документооборота, трябва да има някакъв катализатор, който да ни накара да се замислим и за да променим нещата. А за да има възможност всичко това да се случи – да пренесем хартиения свят в цифровия му еквивалент, трябва да имаме основа, върху която да стъпим. Основа или услуги, които да гарантират сигурността, за която Юлиян спомена. Именно тук е мястото на БОРИКА като компания, която предоставя удостоверителни услуги – услуги на доверие, услуги, които градят авторитета в дадено взаимоотношение, било то вътрешнофирмено или с партньори. Такива услуги са електронната идентификация – за да знаем коя е отсрещната страна; електронното подписване – за да бъдат документите правно и нормативно издържани; печат за време – гарантира настъпването на дадено събитие в електронното пространство; не на последно място услугата за електронно връчване, която гарантира, че ние сме предоставили документа на отсрещната страна.
- Как sHRedy оптимизира HR процесите и колко време спестява на компаниите?
Ю.М.: За мен дигитализацията като термин е равна и е еквивалент на скорост. Това, което ние правим с дигитализацията на трудовоправните отношения, е да увеличим скоростта и естествено да спестим много време. Всяка една промяна в нормативната уредба изисква размяна на множество документи. Компании с множество офиси в страната и чужбина без електронна система ще изискват много човекочасове и финансови ресурси за подписването и размяната на тези документи. С sHRedy този процес отнема от 5 до 10 минути.
- Какво прави електронното трудово досие устойчиво и приложимо решение за компании от различен мащаб според броя на служителите?
М.О.: Броят на служителите няма особено значение, защото прилагаме универсални решения. Дали ще са 10 или 100 служители, моделът на подписване и обработка на документите е един и същ. Мащабируемостта е нещо, което самата компания трябва да прецени сама за себе си. За малки компании дигитализацията на процесите в HR-а е ефективност от гледна точка на разходите и улесняване на процеси. При големи компании отново има доста спестени ресурси, но основният ефект е по-добър контрол и управление на човешкия капитал.
Ю.М.: Когато стартирахме sHRedy, нашата цел бяха големите организации. Не сме се фокусирали върху по-малките компании, но с времето дойдоха запитвания и от такива. Затова оптимизирахме платформата архитектурно и това ни даде възможност да осигурим това, което предоставяме и на големи компании.
- Какви са най-големите предизвикателства пред внедряването на електронно трудово досие?
Ю.М.: Най-голямото предизвикателство е страхът. В масовия случай ние комуникираме с хора, които даже не са представители на „Човешки ресурси“, а са такива, които се занимават с администриране на персонала, договорите,заплатите. А хората, които ги контролират, са от Инспекция по труда. И страхът е от това какво ще покажем на инспектора, когато дойде на проверка. Другото голямо препятствие е невъзможността на потенциалните потребители да изчислят ползите срещу цената. Моето наблюдение е, че, за съжаление, българският бизнес изобщо не оценява ползите от дигитализацията. Ние сме на последно място в Европа, а бизнесът все още не си дава сметка за добавената стойност, която би получил от дигитализация на процесите.
М.О.: За мен това е човешкият фактор, нагласата в самата компания и в нейните служители да предприемат тази крачка, това действие – да дигитализират трудовите отношения. Трудно биха се сметнали плюсове и минуси на това решение в самото начало, но позитивите идват впоследствие, когато системата вече работи. Дори и в нашата компания имаше известно недоверие в част от въвлечените в процеса служители в началото. И затова го направихме пилотно при нас, именно с цел да покажем, че не трябва да има бариери.
- Виждате ли възможност да се ускори дигиталната трансформация чрез регулаторни промени или поощрения за бизнеса?
Ю.М.: Каквито и поощрения да предлага държавата, докато бизнесът не реши и не види ползите за дейността си – дигитализацията ще се случва бавно. Естония и Полша са добри примери за внедряване на електронен документооборот. Факт е, че в последните години държавата направи много в посока предоставяне на е-услуги за гражданите и бизнеса.
М.О.: Ако погледнем извън рамките на България, такава е политиката на ЕС като цяло. Създаване на дигитални услуги, достъпни за бизнес и за граждани, както и вътрешнофирмени подобни услуги. Това е и инициативата за създаването на дигиталния портфейл за идентификация. Той няма да бъде задължителен за гражданите, но ще бъде средство, което предоставя улеснен
Източник: сп.Forbes
