Digitalk&A1 Awards '23: Е-трудово досие автоматизира трудовоправните процеси в БОРИКА

Като Доставчик на удостоверителни услуги БОРИКА предлага електронна идентификация, електронно подписване на документи с квалифициран електронен подпис - хардуерен или облачен, удостоверяване на време (т.нар. Time Stamp), архив на електронно подписани документи, автоматизирано делегирано подписване, както и групово подписване на документи.

През 2022 година в дружеството е сформиран специален екип, който след подробен анализ на изискванията на Наредбата за електронното трудово досие, както и на техническите възможности на текущите системи, установява, че предлаганите от БОРИКА удостоверителни услуги напълно отговарят на тези изисквания и могат да бъдат внедрени в HR системата, използвана от компанията. "Интегрирането на удостоверителните услуги не само значително улеснява процеса по подписване на всякакви документи между работодателя и служителите, но и отговаря напълно на изискванията на Наредбата за електронното трудово досие, Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги, както и приложимия европейски регламент за електронна идентификация и удостоверителни услуги", обясняват от компанията.

ИТ решение

Досега представяните продукти на пазара за електронно трудово досие са фокусирани основно върху процеса по дигитализиране на отпуските. Разработването на трудовоправното администриране като цялостна система трябва да съответства на специфичните изисквания на Наредбата за е-трудово досие. През 2022 г. БОРИКА въвежда електронно трудово досие за всички свои служители, като надгражда действащата HR система HeRMes на "ТехноЛогика" с удостоверителните услуги, предлагани от дружеството.

Проектът е разделен на няколко фази. През първия етап са въведени функциите за двуфакторно автентифициране на потребителите при логване в системата за човешки ресурси, изградена на принципа на Self Service, както и процесът по разрешаване на отпуски, въвеждане на автоматизирано делегирано подписване при заповедите за отпуск. Вторият етап обхваща подписването на документи (едностранно или двустранно) от страна на служителя и на работодателя с квалифициран електронен подпис (КЕП) и облачен квалифициран електронен подпис (ОКЕП). "Въпреки че Наредбата не изисква задължително използване на квалифициран подпис от служителите, каквото е изискването за работодателя, избрахме подписването и от страна на служителите да бъде с КЕП/ОКЕП", коментира Емилия Иванова, ръководител на отдел "Човешки ресурси" в БОРИКА и ръководител на проекта.

От една страна, и двата вида подпис имат правната сила на собственоръчно полагане, като по този начин се избягват бъдещи правни основания за оспорване, които могат да възникнат при използването на другите видове електронни подписи. От друга страна, подписите се използват и за двуфакторното автентифициране на всички страни в процеса. "По този начин прилагаме една и съща услуга при различни функции - автентифициране и подписване, установява се унифициран и удобен метод за потребителите, при това покриващ изискването на наредбата", допълва Иванова.

Третият етап е свързан с групово подписване на документи - функционалност, която значително спестява време за работодателя. При наличието на множество натрупани документи за подпис работодателят може да ги проследи, прегледа и одобри. Всичко това се случва на един екран. След това работодателят може да ги подпише с един подпис чрез функцията за групово подписване.

Дигитализиране на трудовоправните отношения

Основна цел на проекта е дигитализиране на процеса, свързан с трудовоправните отношения в компанията, както и неговото оптимизиране. "Пандемията наложи работата от разстояние като трайна тенденция в организацията на работата в компаниите в България. Това доведе до промени и в начина на организиране на документооборота им, коментират от БОРИКА. Все повече се усеща нуждата да подписваме документи дистанционно и да ги поддържаме в дигитални формати. А в частта на трудовоправните отношения дигитализацията трябва да е съобразена и с редица нормативни изисквания, така че да са защитени интересите както на служителите, така и на работодателя.

Иновация в системата е функцията за автоматизирано делегирано подписване. "Чрез нея се автоматизира процесът по подписване на документи от страна на работодателя при следване на установените процедури за съгласуване на трудовоправни документи, коментира Мартин Орешарски, директор "Удостоверителни услуги" в БОРИКА. Този начин на подписване спестява значително времето за обработка на молби за отпуски, заповеди за отпуски и други документи както от страна на служителите от отдел "Човешки ресурси", така и на работодателя. Това не е безконтролен процес. Той се осъществява, ако преди това са изпълнени някакви одобрителни/разрешителни стъпки", добавя той.

Предизвикателствата

Още преди стартирането на проекта е направен пълен и подробен анализ на изискванията на наредбата, както и на техническите възможности за интеграция между системите и услугите. "Този прецизен анализ ни позволи да се дефинират правилно целите и етапите на реализиране на проекта. Сформираните екипи - както вътрешни, така и съвместно с "ТехноЛогика", които да включват точните професионалисти, работещи по проекта, беше от съществено значение за координацията и успешното приключване на проекта", добавят от БОРИКА.

Същевременно въвеждането на такава нова система е свързано и с промяна на вътрешните процедури и установени практики. Наложило се е осъществяване на промени във вътрешните правила спрямо новите начини на взаимодействие. "Комуникацията към служителите също беше важен елемент - точно насочени инструкции и правилна комуникация им позволиха да бъдат запознати и да приемат промените естествено и без съпротива", обяснява Елена Тошева, ръководител на отдел "Маркетинг и комуникации" в БОРИКА.

Ефективно и оптимизирано администриране

Въвеждането на функционалностите в системата за електронно трудово досие значително е съкратило времето за управление на рутинни дейности на работодателя, HR администраторите и служителите. Документите се подготвят бързо и изцяло дигитално, подписват се мигновено и веднага се доставят на отсрещната страна. Системата предоставя достъп от всяка географска точка 24 часа на ден, като не е необходимо нито една от страните да присъства физически в офиса.

Тази възможност улеснява взаимодействията не само по отношение на работата от разстояние, но и при компании, които имат офиси и подразделения в други градове от седалищата им. В БОРИКА дигиталното администриране обхваща около 100 служители в различни градове на страната. Постигната е оптимизация от администриране и логистика за всички страни в процеса.

При работодателя са намалени преките разходи за поддържане на хартиени досиета, за осигуряване на помещения с определени изисквания за съхранение на такива документи, включително противопожарни системи, заключващи се шкафове и други. Освен това се гарантира сигурността на съхранение на електронните документи. Оптимизиран е и процесът по администриране на човешките ресурси в компанията.
Служителят получава непрекъснат достъп до електронните документи на своето трудово досие, като своевременно се информира чрез различни типове нотификации. "Всеки служител може да използва КЕП и ОКЕП за собствени цели, като заявява държавни и общински е-услуги, например при издаване на електронно свидетелство за съдимост, достъп до електронно здравно досие, заявления за издаване на лична карта, смяна на адресна регистрация, може да подписва и други документи извън трудовоправните, да се автентифицира при различни процеси.
За HR специалистите времето на обработка на документите се съкращава. "Те по-бързо и лесно събират и окомплектоват всички документи при назначаване, преназначаване или прекратяване на трудовото правоотношение. Освен това много по-лесно търсят в електронен архив на документите", споделя Емилия Иванова.

Перспектива за развитие

Проектът стартира като вътрешнофирмен и обхваща всички служители на дружеството, към настоящия момент около 400 служители. Като интегриран продукт системата за човешки ресурси HeRMes и удостоверителни услуги на БОРИКА АД той е подходящ за внедряване от всякакъв тип компании в страната, без значение на тяхната големина и локация. "Той е особено подходящ за компании с офиси в цялата страна. Същевременно удостоверителните услуги на БОРИКА могат да бъдат интегрирани и към други HR системи, така че да създадат информационна система за електронно трудово досие", твърдят от компанията.

Използването на удостоверителните услуги на БОРИКА в електронното трудово досие изцяло дигитализира трудовоправните документи - тяхното създаване, администриране и архивиране. Разработената система за електронно трудово досие напълно покрива нормативните изисквания и създава правно спокойствие и за двете страни - работодател и служител. В съвременните условия на дистанционна работа внедряването на електронни трудови досиета и дигитално взаимодействие ще обхваща все повече компании, независимо от техния мащаб.

Благодарение на удостоверителните услуги и електронното трудово досие могат да бъдат дигитализирани изцяло процесите, осигурява се прозрачност и проследимост на комуникацията, спестят се средствата и не на последно място - решението има положително отражение върху опазването на околната среда.

Източник: Digitalk